1.9. Prejeta pošta

V meniju 1.9. Prejeta pošta vnašamo prejeto pošto. V primeru uporabe prejete pošte se tudi vsi ostali prejeti dokumenti (predračuni, računi, dobropisi) v program vnašajo preko tega menija (1.9. in ne več preko 1.1., 1.2., 1.4,…).

Predlagamo, da vnos prejete pošte uporabljajo vsi, ki v podjetju že spremljajo prejeto pošto ročno in želijo to »modernizirati« v elektronsko obliko ali pa tisti, ki bi to želeli uvesti na novo. Poleg evidence prejete pošte, je to tudi osnova za vpis nove prejete fakture in likvidacijo dokumenta. Prejeto pošto je mogoče nadgraditi v »Elektronski arhiv Vasco«, ki omogoča skeniranje in arhiviranje dokumentov v elektronski obliki. Omogoča tudi iskanje po skeniranem besedilu in s tem bistveno olajšanje fizično iskanje dokumentacije po fasciklih (storitev je doplačljiva in jo naročite v podjetju Vasco).

Vnos prejete pošte lahko razdelimo na eno ali več faz. Primer; tajništvo lahko vnese zgolj osnovne podatke prejete pošte (opis, datum dokumenta, pošiljatelj…), ostale podatke občutljivejših dokumentov, predvsem računovodskih pa opravi kasneje računovodstvo.

 

VNOS PREJETE POŠTE (F2)

Ob kliku na gumb F2 Nov vnos se odpre vnosno okno. Številčenje prejete pošte je avtomatsko in je neodvisno od številčenja računov in predračunov. Program sam ponudi naslednjo zaporedno številko, lahko pa jo popravimo.

1. Splošni podatki

Vnesemo podatke tako kot zahteva program. Glede na tip pošiljke bo program v nadaljevanju zahteval vnos ustreznih polj (npr.: pri tipu 1. Prejeti domači račun bo ponujal tudi okno za vnos prejetega računa, pri tipu 5 – razni dopisi in ostala pošta pa samo podatke o prejeti pošti). Če vnašamo samo podatke o prejeti pošti, potem vnos partnerja ni obvezen. V primeru, da pošiljatelja ne želimo imeti v šifrantu partnerjev, ga ne vnesemo v šifrant, ampak samo vnesemo polja Naziv, Naslov, Pošta. Tako vnešeni podatki služijo za evidenco kdo je bil pošiljatelj, v šifrantu partnerjev pa se ta pošiljatelj ne bo pojavil. Če je prejeta pošta račun oziroma računovodska listina, je podatek Partner obvezen in s tem tudi vnos v šifrant partnerjev.

Določimo lahko še kdo je Prejemnik dokumenta (računovodstvo, komerciala ali pa konkretna oseba Janez Novak…).

Ko so podatki na prvem zavihku vnešeni, lahko vnos shranimo s tipko F9 ali nadaljujemo z vnosom na naslednjih zavihkih, oziroma nadaljujemo z vnosom podrobnejših podatkov prejetega dokumenta.

Glede na izbran Tip pošiljke lahko z gumbom F2 vnos fakture vnesemo še dodatne podatke dokumenta, npr. računa, če smo pod tip pošiljke izbrali 1. Prejeti domači račun. Vnos je enak kot je opisan pod točko 1.1. Vnos prejete fakture. V tem primeru se bo ta prejeti račun pojavil tudi v meniju 1.1. kot nov prejeti račun.

Naziv gumba za vnos dokumenta na prejeti pošti se prilagaja glede na tip pošiljke, tako v primeru predračuna program ponudi [F2 Vnos predračuna], v primeru računa pa [F2 vnos fakture].  Ob popravljanju prejete pošte program na tem gumbu ponudi  [Ctrl+F2 popravljanje računa] ali [Ctrl+F2 popravljanje predračuna].

6. Delitev po st. mestih

Zavihek je namenjen vnosu delitve prejete fakture po stroškovnih mestih. Vnaša se v primeru, ko vnašalec prejete pošte (npr. tajništvo) določi na katera stroškovna mesta se delijo stroški prejete fakture, nima pa dostopa do kontiranja. V tem primeru vnese samo delitev, ki se upošteva kasneje pri kontiranju (to naredi npr. računovodstvo na popravljanju prejete fakture). Delitev se lahko vnaša ročno za vsako stroškovno mesto svoj delež, ali pa pri delitvi uporabimo ključ iz šifranta. Podrobneje je vnos delitve opisan in prikazan v poglavju 1.1. Vnos prejete fakture.

1.5. Devizni predračuni 1.A. Izdana pošta