2.2.3. Prenos računov v GKW

Če uporabljate Glavno knjigo podjetja Vasco d.o.o. ali pa jo uporablja vaš računovodski servis,  potem lahko vse izdane fakture prenesete v glavno knjigo tako, da ne bo potrebno ponovno knjiženje fakture v glavno knjigo.

 

Pred prvim prenosom preverimo nastavitve kontov na katere se prenesejo knjižbe. To storimo s tipko [F1] – Oblikovanje prenosa v GK. Na sliki so prikazane privzete vrednosti, ki jih po potrebi lahko spreminjamo. V primeru, da želimo realizacijo knjižiti na različne konte po različnih artiklih, jih je smiselno razdeliti v skupine artiklov, kjer jim določimo konte, v trenutnem meniju pa namesto konta realizacije vpišemo SK namesto konta, kar pomeni konto iz skupine artikla.

Na desni strani pa določimo kaj se bo poleg knjižbe še preneslo v GKW. Obkljukamo lahko prenos partnerja in stroškovnega mesta, poleg pa je še polje, ki knjižbe prenese na konto zbirno v enem znesku.  V spodnjem delu nastavimo še konte za prenos DDV, kjer imamo tudi možnost svojih kontov za DDV od avansov. Na koncu nastavitve shranimo.

 

Na gumbu [F2] Ostalo imamo še nekaj nastavitev glede prenosa avansov itd. Na spodnjih slikah so prikazane privzete nastavitve in zadoščajo veliki večini uporabnikov.

 

Na drugem zavihku lahko med drugim nastavimo tudi:

1 . dodatne podatke, ki se prenašajo v polja Opis

2. temeljnico s časovnimi razmejitvami, za katero pa potrebujemo še nekaj drugih nastavitev:

• v GKW mora biti v meniju 7.1. v parametrih vnesen simbol za časovne razmejitve
• v FAW v ta namen uporabimo prosti šifrant na artiklih, v katerega vnesemo maksimalno število obrokov. Glede na to nastavitev na artiklu program naredi časovne razmejitve, kar pomeni, da imamo lahko za posamezen račun več razmejitev z različnim številom obdobij. Parameter za odložene prihodke in prosti šifrant lahko nastavi tehnična podpora.

 

Ko smo vnesli ali preverili nastavljene konte in preverili vse nastavitve lahko poženemo prenos v glavno knjigo.

Z načinom prenosa določimo prenos direktno v GKW ali pa zapis v xml datoteko, katero lahko pošljemo tudi direktno po e-pošti, to pa lahko uvozimo v glavno knjigo na drugi lokaciji.

V xml datoteko zapišemo tako, da nastavimo ime prenosne datoteke, na primer prenos.xml. V tem primeru se prenosna datoteka kreira v istem direktoriju na disku, kot se nahajajo podatki fakturiranja, na primer  c:\vasco\1\prenos.xml.   Direktorij, kamor program odda prenosno datoteko lahko tudi spremenimo, paziti moramo edino, da imamo potrebne pravice (operacijski sistem praviloma ne dovoli zapisovanja direktno na C:\, pot naj bo nastavljena na nek direktorij, npr: C:\prenosi\prenos.xml). Nastavitve si program za naslednjič zapomni.

Nadalje moramo določiti simbol v GK, potem pa lahko omejimo račune ki se bodo zapisali v datoteko po datumu dokumenta, datumu storitve ali številki računa.

Program nato ponudi opcije, katere račune naj bi prenašali. Možnosti so

• računi brez dobavnice
• računi z dobavnico
• računi z delovnim nalogom
• domači računi
• izvozni računi

Datum knjiženja v GK je privzeto nastavljen na tekoči datum, lahko ga pa spremenite na Datum dokumenta ali pa ga vnesete sami.

Datum dokumenta v GK je privzeto nastavljen na datum datum dokumenta, po potrebi pa ga lahko spremenite v dur računa.

Za obdobje priporočamo privzeto nastavitev – 2, to je Drugi datum storitve, če je, drugače prvi datum.

Nastavitev vrste knjige – vrsta knjige izdanih računov za izvoz (vrsto knjige lahko vzame iz računa v kolikor se vnaša v račun).

Kaj naredim:

• prenos v glavno knjigo (ta opcija račune dejansko zapiše v glavno knjigo in prikaže temeljnico)
• samo prikaz temeljnice brez prenosa (samo prikaže ne zapisuje v datoteko)
• samo prenos v glavno knjigo (zapiše v datoteko, ne prikaže pa temeljnice)

prenesem tudi račune ki ne gredo v DDV KNJIGO (priporočamo-prenese vse račune)

evidenčne knjižbe (javni zavodi)

Gumb [F9] Naredi prenos – potrdi prenos.

 

 

 

2.2.2. Zbirno fakturiranje 2.2.4 Brisanje