Zaključek leta v programu MKW ni obvezna operacija in jo svetujemo samo v primeru večjih baz podatkov, ali pa kadar želite imeti podatke urejene in ločene po letih.
Opozorilo!
Zaključek preteklega leta je nepovratna operacija. Po opravljenem zaključku leta se podatki tistega leta blokirajo na zadnji dan zaključenega leta in jih kasneje ni več možno dodajati, brisati ali spreminjati. Zato morate biti povsem prepričani, da so podatki tega leta pravilni in kasneje zagotovo ne boste imeli potrebe po kakršnem koli spreminjanju!
Pred zaključkom leta najprej poskrbite, da boste zamenjali verzijo programa z najnovejšo (meni 8.M).
Sledi odpravljanje morebitne negativne zaloge po skladiščih in ostalih napak, kot so npr. napačni vnosi cen na prevzemih ipd.
Obstoj negativnih zalog preverite v meniju 3.3 Zaloga materiala – izpis, kjer si nastavite pogled ločeno po skladiščih in posamezno po materialu pregledate za morebitna negativna stanja. Na kartici vsakega artikla je razvidno, kje in kdaj je prišlo do negativnih zalog. Taka stanja morate odpraviti še pred zaključkom leta! To lahko naredite s pravilnimi popravki na samih prevzemnicah in izdajnicah, ali pa z vnosom inventure (meni 5.4), ki mora biti tudi poknjižena.
Nato obvezno naredite arhiv podatkov v meniju 8.A!
Ko zaključite z arhiviranjem, v programu vstopite v meni 5.7 Ponoven obračun cen za porabo. S tem boste poskrbeli, da so pred zaključkom vse nabavne cene na karticah materialov pravilno preračunane.
Sedaj lahko izberete meni 5.6 Zaključek leta – otvoritev. Ustrezno vpišite datum za otvoritev po zaključku leta in izberete leto, ki ga želite zaključiti.
V nadaljevanju sledite programu, ki vas bo vodil čez operacijo. Podatki se bodo skopirali v bazo preteklega leta. Do teh podatkov boste lahko dostopali preko menija Y “Pretekla leta”, kjer si boste lahko ogledali podatke preteklih let. V tekočih podatkih vam ostanejo dokumenti od datuma otvoritve dalje.
Med postopkom zaključka leta lahko pride do dodatnih obvestil, ki bi od vas zahtevala dodatne aktivnosti. Taka obvestila so posledica starejših podatkov v programu. V takem primeru se obrnite na Vasco podporo.
5.5. Stotinske izravnave
5.7. Ponovna nastavitev cen za porabo