Dokumente lahko razvrščamo tudi v mape. Primer uporabe map:
- GKW: ko želimo dokumente razvrščati glede na vrsto dokumenta: prejete račune, izdane račune, izpiske….
- Plače: če želimo posebej razvrščati pogodbe o zaposlitvi, anekse, skenirane osebne dokumente, potrdila o izobraževanju…
Mape dokumentov ločimo na sistemske mape in osebne mape. Sistemske mape so privzete mape, ki jih program kreira avtomatsko , npr. v programu PLAČE mapa obračunski listi, rek obrazci, eBol ali v GKW mapa obrazci DDV-O.
Uporaba map v programu Glavna knjiga:
Uporabo map v programu glavna knjiga vklopimo v dveh korakih:
- v meniju 7.1 Parametri programa na zavihku 2. Parametri programa vklopimo parameter pod zaporedno 76. Skeniranje – filtriranje nerazporejenih po simbolu
- nastavimo privzete mape – v meniju S.4. Mape skeniranih dokumentov pritisnemo gumb Nastavi privzete mape. Vpišemo simbol pod katerim knjižimo posamezno vrsto dokumentov.

Vnos simbola pomeni da nam bo program pri knjiženju ponujal samo dokumente, ki so razvrščeni v mapo, ki ima nastavljen izbrani simbol – zgornji primer: ko pri knjiženju vpišemo simbol 9 – Izdani računi bo program ponudil samo dokumente, ki so razvrščeni v mapo Izdani računi.
Poleg privzetih map lahko odpiramo tudi poljubne mape. S tipko F2 odpremo novo mapo, vpišemo šifro mape, naziv, program v katerem naj bo prikazana mapa (gkw, kpfw, plače,…, ) in obkljukamo polja, ki naj jih program ponuja pri razvrščanju dokumenta v mapo. Ta polja lahko obkljukamo samo v primeru, da simbola ne vnesemo – npr. ko odpiramo mapo za pogodbe v programu plače.
Ob nastavitvi privzetih map se na mapah nastavijo tudi podatki za eVasco – več o elektronski izmenjavi dokumentov med stranko računovodskega servisa in računovodskim servisom na povezavi https://www.vasco.si/podpora/portal-e-vasco-si-elektronska-izmenjava-dokumentov/.
Primer 1: mapa za prejete gotovinske račune v programu GKW

Primer 2: mapa za pogodbe o zaposlitvi v programu PLAČE

S.N. Nastavitev parametrov skeniranja
Razvrščanje dokumentov v mapo