Obračun

Obračun

Za pripravo obračuna vnesene evidence dela v obračunskem obdobje kliknemo na »Nov obračun«. V oknu, ki se odpre nam program predlaga pretekli mesec za obračun. V kolikor želimo obračun pripravit le za določene partnerje ali SM, jih naštejemo v filtru, v primeru, da filtra pustimo prazna, se bo obračun pripravil za vse stranke.

Nato izpolnimo podatke za račun (podatke lahko še spremenite pred prenosom računov v program FAW). Vnese se datum računa, valuto računa, morebitno SM, komercialista in besedila na računu. Na tem mestu lahko naredimo tudi blokado obdobja, tako nam program ne bo več pustil vnašati in popravljati dela v in pred mesecem obračuna.

Ko obračun potrdimo, se nam na seznamu obračunov pojavi nova vrstica za mesec obračuna, ki smo ga pripravili. Na seznamu vidimo še datum priprave, število računov, ki se nahajajo v obračunu, datum računa in datum valute računa.

S klikom na lupo se nam odpre okno z vsemi podatki obračuna (stranke s pripravljenim obračunom, vnesene storitve v mesecu, zaračunane storitve ter statistika). S klikom na posamezno stranko iz seznama levo zgoraj, se nam pokažejo prej omenjeni podatki za to stranko.

 

Seznam strank v obračunu

V oknu levo zgoraj imamo seznam strank s pripravljenim obračunom. S klikom na lupo si lahko ogledamo število poknjiženih knjižb v program GKW v izbranem obdobju (pogoj za to je nastavitev štetja knjižb na partnerju). Na spodnji sliki lahko vidimo, da imamo na simbolu 1 šest knjižb ter na simbolu 2 tri knjižbe.

Če se vrnemo na seznam strank, imamo še gumb s tremi pikami na katerem lahko pobrišemo stranko iz obračuna v primeru, da za stranko ta mesec ne želimo pripraviti računa. Bo pa program vseeno vključil zaračunane postavke v tem mesecu pri naslednjem obračunu, torej za naslednji mesec.

 

Vnesene storitve stranke

Po izbiri stranke iz seznama zgoraj levo, se nam v oknu pod seznamom prikažejo vse storitve, ki smo jih v obračunskem obdobju vnesli za to stranko. Program prikaže vnesen artikel, količino, trajanje in končno vrednost storitve.

Ne glede na to, ali se bodo storitve zaračunale ali ne, so tukaj vidne. S klikom na puščico v prvem stolpcu vrstice storitve lahko podrobneje pogledamo vse vnose za to storitev (uporabnika, ki je storitev vnesel, čas v katerem je bila storitev vnesena,..).

 

Postavke za račun

Na postavkah za račun, pa so artikli, ki se bodo dejansko zaračunali stranki. Torej na tem mestu program upošteva vse nastavitve, ki ste jih predhodno uredili na stranki oziroma artiklih (vsebovane storitve pogodbe, količinski popusti, generalni popusti, posebne cene,…). Postavke lahko iz računa tudi brišemo ali jih poljubno dodajamo. V kolikor tukaj postavke brišemo, ne bodo zaračunane na računu. Zaračunane ne bodo niti pri naslednjem obračunu. Posamezne postavke lahko tudi urejamo, jim spremenimo ceno, dodamo popust,…

 

Vsote (statistika)

Je prikaz skupno porabljenih ur za stranko ter skupno zaračunanih storitev za stranko. Na podlagi tega vam program izračuna urno postavke stranke.

 

Najpogostejše napake pri obračunu

• Stranka se ne pojavi v obračunu: morda ima stranka neveljavno pogodbo v obdobju obračuna ali pa nima vnesenih storitev v evidenci dela, ki bi se zaračunale.
• Obračun se izvede, vendar je prazen: Po vsej verjetnosti uporabnik nima nastavljene pravice, da lahko pregleduje vse zapise v programu (meni Uporabniki).
• Določena storitev je prikazana med vsemi storitvami stranke, vendar je ni na računu: Storitev je najverjetneje vnesena med vsebovanimi storitvami na pogodbi in jo program ne zaračuna, dokler ne preseže vnesene količine.
• Program ne prikaže knjižb iz GKW: Verjetno nimate nastavljenega štetja knjižb na partnerju ali pa pred obračunom niste izvedli obračuna knjižb v meniju »Pregled knjižb GKW«.

 

Prenos računov v program FAW

Po pregledu obračuna lahko prenesemo še končne račune v program FAW od koder jih pošljemo naprej strankam. Kliknemo na gumb Prenesi v FAW na vrhu okna. Odpre se maska za vnos datuma računa, valute, komercialista, SM in besedil na računu.

Po potrditvi program prenese račune v FAW.

V kolikor bi želeli postopek prenosa ponoviti lahko na gumbu Razno (na vrhu okna) izberemo opcijo »Izbriši povezavo računov«. POZOR! Že prenesene račune morate kljub temu pobrisati še v programu FAW.

Uporabniki Pregled knjižb GKW