5.2.2 Naredi obračun

V tem meniju poženete obračun oziroma izračun oskrbnin. Ta isti meni lahko poženete tudi preko menija 5.2.1, tu pa najdete gumb “F11 Obračun“.

Pri vnosu podatkov za izračun morate biti pozorni na nekaj stvari:

• “Mesec” – tu mora biti vnesen mesec za katerega se izračun dela (in ne mesec v katerem obračun delate)
• “Leto” – ta podatek se navezuje na prejšnjega – torej mesec in leto za katerega delate obračun
• “Številka” – ta podatek označuje zaporedni izračun znotraj istega meseca. Načeloma vrtci delajo en obračun v mesecu. V tem primeru je v tem polju vedno številka ena. V kolikor pa bi v nekem mesecu naredili dva obračuna pa tega številčiva z ena in dva… Dva obračuna vrtci po navadi naredijo takrat ko želijo na ločeni položnici imeti narejen obračun za razna letovanja ali druge spremljajoče aktivnosti.
• “Enota”, “Skupina od/do”, “Otroci od/do” – te podatke vnesite zgolj če želite narediti obračun zgolj za določene enote, določene skupine ali posamezne otroke. Sicer pustite ta polja prazna.
• “Datum računa” – datum računa, dokumenta. Vrtci običajno postavijo datum na zadnji dan v mesecu za katerega delajo.
• “Leto računa” – na osnovi tega podatka program ve ali naj račune številči po številčenju za tekoče leto oziroma preteklo leto.
• “Datum opravljene stoitve od/do” – To je najpomembnejši podatek v tem oknu. Na osnovi tega podatka bo program obračunal oskrbnine – zato pazite da tu vnesete datume, ki so za cel mesec. Torej od prvega v mesecu pa do zadnjega v mesecu. Če bojo ti datumi postavljeni drugače – recimo od 1. do 15. v mesecu bo program naredil obračun oskrbnine zgolj za sorazmerni del 15 dni.
• “Število obratovalnih dni” – program izračuna sam na osnovi vnesenih podatkov v poljih mesec in leto. Obratovalne dneve program izračuna na osnovi vseh dni v mesecu minus sobote, inedelje in praznike. Vrtci ki delate izračun na normirno število obratovalnih dni morate tu podatek popravit.
• Polji “Opomba 1” in “Opomba 2” sta polji za opombe, ki se ne izpišejo nikjer. Tako so te opombe namenjene zgolj vaši interni uporabi.
• “Obračun brez osnovnih storitev” – to kljukico postavimo takrat, ko delamo obračun v katerem ne želimo, da program poleg ostalih storitev obračuna še oskrbnino. Primer takega obračuna bi bil takrat, ko bi želeli staršem dati ločene položnice zgolj za letno/zimsko letovanje otrok.
• “Tega obračuna ne poračunavaj pri spremembi odločbe” – ta kljukica se skorajda ne uporablja več. Uporabljamo jo predvsem takrat ko z nekim obračunom postavimo otvoritveno ali neko drugo podobno finančno stanje. In ker ta obračun ni predmet rednih obračunov takega obračuna nočemo poračunavati v kolikor bi otrok fobil novo odločbo za nazaj.
• “Tip obračuna” tu obstajata dve opciji:
  • “Navaden” – ta izbrana možnost programu pomeni, da bomo delali redni mesečni obračun ali pa račun za dodatne dejavnosti. Torej račun bo izstavljen z zneskom katerega bo moral plačnik poravnati
  • “Sklad” – ta možnost pa pomeni, da bomo izdelali obračun za sklad vrtca, ki je prostovoljnega značaja. Na izpisu položnice bo sicer lahko vpisan tudi znesek. V saldakonte pa se bo tak obračun zapisal kot terjatev z vrednostjo 0 EUR. V primeru, boste na tak obračun z vrednostjo nič za sklad vrtca poknjižili plačilo bo program sam spremenil vrednost računa na znesek, ki bo enak znesku poknjiženega plačila.
• “Dodaj obračun obresti” – če vrtec obračunava zamudne obresti potem v tem polju programu pove kateri obračun zamudnih obresti naj se prišteje k temu obračunu
• “Storitev za obresti” – tu programu povemo pod katero storitev naj na računu zapiše znesek izračunanih zamudnih obresti
• “Naredi izračun obresti tudi izpisanim” – če ta parameter vklopimo potem bo program naredil račun za zamudne obresti tudi tistim, ki so že odšli iz vrtca. V nasprotnem primeru bojo račun dobili le aktivni otroci.
• “Naredi račun za dodatne storitve tudi izpisanim” – včasih se nam zgodi, da moramo otroku, ki je že odšel iz vrtca izstaviti račun za dodatno storitev (fotografije, izlet….). V kolikor te kljukice ne postavimo potem bo program računal dodatne storitve zgolj aktivnim otrokom.
• “Minimalni znesek za obresti” –  v kolikor bi želeli da se obresti prištejejo zgolj nad določenim zneskom potem tu vnesemo minimalni znesek obresti.
• “Način plačila” – Svetujemo, da tu pustite vedno “1 – Določen na otroku” kar pomeni, da bo program naredil račun in ga označil, da je trajnik v kolikor bo na otroku našel, da ste izbrali da bo plačnik račun poravnal preko trajnika. Oziroma če ste izbrali, da je to položnica bo program pripravil položnico. Z drugimi besedami – program bo za vsakega pripravil račun z takim načinom plačila kot ste to označili v matičnih podatkih. V kolikor pa boste tu označili karkoli drugega pa bo nastavitev na otroku ignoriral in pripravil položnice na način plačila kot ga boste izbrali v tem polju.
• “Poračunavam račune od”  svetujemo, da tu pustite datum tako, kot so ga VASCO vzdrževalci postavili ob instalaciji programa. V splošnem pa mora tu biti postavljen datum od katerega naprej ste obračune delali v programu SOLAW-VRTEC.
• »Naredi račun za dodatne storitve tudi novincem« uporabimo takrat, ko želimo dodatno storitev zaračunati otrokom, ki so še označeni kot novinci, bi jim pa že želeli izstaviti račun.
• »Naredi račun za dodatne storitve tudi za prihajajoče otroke (Datum vključitve večji od obdobja obračuna)« uporabimo takrat, ko so otroci že sprejeti, imajo vnesen datum vstopa novejši od obdobja obračuna, nimajo pa več kljukice, da so novinci.

5.2.1 Otroci storitve, knjižbe, plačila 5.2.3 Briši obračun