3.1. Prejeta pošta

V primeru uporabe 3.1 Prejeta pošta, se vsi ostali prejeti dokumenti (predračuni, računi, dobropisi) v program vnašajo preko tega menija in ne preko 3.2., 3.3., 3.4,…

Predlagamo, da vnos prejete pošte uporabljajo vsi, ki v podjetju že vodijo evidenco prejete pošte ročno in želijo to modernizirati v elektronsko obliko ali tisti, ki bi to želeli uvesti na novo.  Prejeto pošto je mogoče nadgraditi z Dokumentnim sistemom Vasco, ki omogoča skeniranje in arhiviranje dokumentov v elektronski obliki, kar bistveno olajša dostopnost dokumentov v primerjavi s fizičnim iskanjem dokumentacije po fasciklih.

 

E-računi

S tipko Prenos iz ePredala prenesemo račune iz ePredalov UJP ali ZZI (Bizbox.eu). UJP predal se uporablja pri uporabnikih v javnem sektorju. ZZI (Bizbox.eu) predal se uporablja v zasebnem sektorju. Prednost uporabe prenosa prejetih eRačunov preko omenjenih predalov je, da se ob vnosu prejete fakture s tipko F12 poveži prenesejo vsi podatki o prejeti fakturi (datumi, zneski, sklic,…).  V primeru, da se likvidacija ne uporablja, predvsem v zasebnem sektorju, potem se eRačun avtomatsko zapiše na seznam faktur. Ročno je potrebno urediti kontiranje in delitev po SM.

Vnos prejete pošte lahko razdelimo na eno ali več faz. Primer: Tajništvo lahko vnese zgolj osnovne podatke prejete pošte (opis, datum dokumenta, pošiljatelj…), računovodske podatke kasneje vnese računovodstvo.

VNOS PREJETE POŠTE (F2)

Ob kliku na gumb F2 Nov vnos se odpre vnosno okno. Številčenje prejete pošte je avtomatsko in je neodvisno od številčenja računov in predračunov. Program ponudi naslednjo zaporedno številko, lahko jo popravimo.

1. Splošni podatki

Vnesemo podatke tako kot zahteva program. Glede na tip pošiljke bo program v nadaljevanju zahteval vnos ustreznih polj (npr.: pri tipu 1. Prejeti domači račun bo ponujal okno za vnos prejetega računa, pri tipu 5 – razni dopisi in ostala pošta pa samo podatke o prejeti pošti). Če vnašamo samo podatke o prejeti pošti, potem vnos partnerja ni obvezen. V primeru, da pošiljatelja ne želimo imeti v šifrantu partnerjev, ga ne vnesemo v šifrant, ampak samo izpolnimo polja Naziv, Naslov, Pošta. Tako vneseni podatki služijo za evidenco, kdo je pošiljatelj, v šifrantu partnerjev se ta pošiljatelj ne pojavi.

Če je prejeta pošta račun, oziroma računovodska listina, je podatek Partner obvezen in s tem vnos v šifrant partnerjev. Ko vnašamo račun, prepišemo vse podatke računa iz originalnega dokumenta. Če uporabljamo Dokumentni sistem , potem na desni preglednici vidimo nerazporejene, skenirane dokumente (prejeto pošto, račune, dobavnice, naročilnice,…). S tipko F12 Poveži skeniran dokument, na desni preglednici, povežemo s podatki na levi – če povezujemo eRačun ročno pretipkavanje ni več potrebno, program podatke prebere iz poslanega eRačuna. Če izbran Tip pošiljke Prejeti domači račun, lahko z gumbom F2 vnos fakture vnesemo še fakturo v meni 3.2. Prejete fakture, prepišejo se vsi podatki iz prejete pošte in samo potrdimo vnos prejete fakture in prejete pošte.

Naziv gumba za vnos dokumenta, spodaj levo na prejeti pošti, se prilagaja glede na izbran Tip pošiljke, tako v primeru izbranega  tipa pošiljke Prejeti predračun, program ponudi F2 Vnos predračuna, v primeru tipa Prejeti račun ponudi F2 vnos fakture.  Ob popravljanju prejete pošte, program na tem gumbu ponudi  Ctrl+F2 popravljanje računa ali Ctrl+F2 popravljanje predračuna.

6. Delitev po st. mestih

Zavihek je namenjen vnosu delitve po stroškovnih mestih. Vnaša se v primeru, ko vnašalec prejete pošte (npr. tajništvo) nima dostopa do kontiranja. V tem primeru vnesemo samo delitev, ki se upošteva kasneje pri kontiranju (izvede ga računovodstvo). Delitev se lahko vnaša ročno, za vsako stroškovno mesto svoj delež ali po ključu iz šifranta.

 

3. Prejeti računi WEB.KPF 3.2. Prejete fakture